Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Regulamin zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów

§ 1. Wstęp.

[Cel zastosowania Regulaminu]

Celem wprowadzenia Regulaminu jest określenie procedury zgłaszania naruszeń prawa i zapewnienie osobom dokonującym zgłoszenia właściwej i skutecznej ochrony przeciw działaniom odwetowym, jakie mogłyby zostać podjęte w związku z dokonanym zgłoszeniem, utworzenie specjalnego, niezależnego kanału do anonimowego zgłaszania Naruszeń, a także wewnętrznego narzędzia zwiększającego efektywność monitorowania, wykrywania i rozwiązywania sytuacji związanych z występowaniem nieprawidłowości, które powinny być rozumiane jako zachowania lub praktyki, które stanowią nadużycia lub wykroczenia w stosunku do przyjętych w Grupie Pfleiderer regulacji wewnątrzzakładowych oraz innych dokumentów regulujących zasady postępowania w obrębie Grupy Pfleiderer.

[Podstawa prawna]

1.     Regulamin wprowadzany jest zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i spełnia standardy skutecznej ochrony osób zgłaszających występujące w organizacji nieprawidłowości.

2.     Niniejszy Regulamin stanowi akt wewnętrzny spółek należących do Grupy Pfleiderer i w żaden sposób nie wyłącza postanowień ich Regulaminów Pracy.

 

[Wyłączenie stosowania]

3.     Niniejszy Regulaminie nie powinien być́ wykorzystywany do pomijania przyjętych wewnątrz Grupy Pfleiderer sposobów informowania o Naruszeniach, w szczególności poprzez zgłoszenie Naruszenia lub podejrzenia jego popełnienia do bezpośredniego przełożonego. Regulamin powinien być́ stosowany przede wszystkim w przypadku uzasadnionego podejrzenia, że wykorzystanie tradycyjnych kanałów komunikacji może okazać́ się̨ nieodpowiednie lub nieskuteczne, a w szczególności prowadziłoby do ujawnienia tożsamości Zgłaszającego, który pragnie pozostać́ anonimowy.

4.     Zabronione jest wykorzystywanie niniejszego Regulaminu w sposób uwłaczający innemu pracownikowi Grupy Pfleiderer bądź korzystania z niego w złej wierze, w szczególności dla celowego bądź umyślnego szkodzenia współpracownikom, a także wywoływania konfliktów i sporów w miejscu pracy.

5.     Regulaminu nie stosuje się w przypadkach wskazanych w przepisach prawa, jak również w sytuacji gdy Zgłoszenie Naruszenia następuje wyłącznie w indywidualnym interesie Zgłaszającego.

6.     Regulaminu nie stosuje się do ochrony informacji niejawnych, jak również, jeżeli Naruszenie zostało zgłoszone na podstawie przepisów odrębnych, w szczególności jako zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego.

§ 2. Podstawowe definicje.

Ilekroć mowa w niniejszym Regulaminie o:

1)    Administratorze – rozumie się przez to podmiot, który jest administratorem danych osobowych, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz RODO.

2)    Dyrektywie – rozumie się przez to Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE. L nr 305, s. 17 z późn. zm.).

3)    Działaniach następczych – rozumie się przez to działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia lub właściwy organ w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w tym poprzez takie działania jak dochodzenie wewnętrzne lub postępowanie wyjaśniające.

4)    Działaniach odwetowych – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem (wewnętrznym lub zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym) i które wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę osobie dokonującej zgłoszenia.

5)    Grupie Pfleiderer – rozumie się przez to Pfleiderer Polska Sp. z o.o. wraz z podmiotami powiązanymi w rozumieniu art. 4 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1526 z późn. zm.), w tym:

- Pfleiderer Grajewo Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Grajewie,

- Pfleiderer MDF Grajewo Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Grajewie

- JURA Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Grajewie oraz

- Pfleiderer Wieruszów Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wieruszowie

6)    Informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to każdą informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której Zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą Zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.

7)    Informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazanie Zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

8)    Komitecie Compliance – rozumie się przez to niezależne organizacyjnie kolegialne ciało funkcjonujące w Grupie Pfleiderer, upoważnione do podejmowania działań następczych, oceniające wyniki postępowań wyjaśniających dotyczących Naruszeń, wyznaczone zgodnie z wewnętrznym regulaminem.

9)    Compliance Menedżerze  – rozumie się przez to podmiot wewnętrzny, upoważnionego pracownika Pfleiderer Polska Sp. z o.o. wyznaczonego do przyjmowania Zgłoszeń i prowadzenia wstępnej weryfikacji zgłoszenia potencjalnego Naruszenia, a także uprawnionego do kierowania wniosków z propozycją działań do podjęcia w toczącym się postępowaniu wyjaśniającym do rozpatrzenia przez Komitet Compliance w celu podjęcia działań następczych.

10)  Naruszeniach – rozumie się przez to bezprawne działania lub zaniechania i/lub nieetyczne zachowania naruszające przepisy powszechnie obowiązującego prawa, aktów wewnątrzkorporacyjnych (wewnątrzzakładowych), zasady współżycia społecznego lub postępowanie zmierzające do obejścia prawa. Naruszenia zgłaszane są w trybie, o którym mowa w § 4 poniżej.

11)  Osobie pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą.

12)  Osobie powiązanej ze Zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny Zgłaszającego.

13)  Osobie, której dotyczy zgłoszenie  - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się Naruszenia lub z którą osoba ta jest powiązana.

14)  Pracodawcy - należy przez to rozumieć pracodawcę w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.).

15)  Pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.) oraz pracownika tymczasowego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1563 z późn. zm.).

16)  Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin anonimowego lub nieanonimowego zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów w Pfleiderer Polska Sp. z o.o. oraz spółkach należących do Grupy Pfleiderer.

17)  RODO – rozumie się przez to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).

18)  Spółce lub Pfleiderer Polska – rozumie się przez to spółkę Pfleiderer Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Strzegomska 42 AB, 53-611 Wrocław wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000247423.

19)  Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie Informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej na zasadach określonych w Dyrektywie.

20)  Zgłaszającym (Sygnaliście) – rozumie się przez to osobę fizyczną, która miała uzasadnione podstawy do dokonania w dobrej wierze zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym w szczególności do:

- pracownika także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,

- osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,

- osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

- przedsiębiorcy, wspólnika lub członka organu osoby prawnej,

- osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

- stażysty i wolontariusza.

21)  Zgłoszeniu – rozumie się przez to Zgłoszenie wewnętrzne (przekazanie informacji o naruszeniu prawa pracodawcy), przekazane za pośrednictwem udostępnionych przez Pracodawcę kanałów do zgłaszania naruszeń, o których mowa w § 4 pkt 3 poniżej, Zgłoszenie zewnętrzne (przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu), a także Ujawnienie publiczne.

 

§ 3. Katalog Naruszeń.

 

Każdy z adresatów niniejszego Regulaminu jest zobowiązany do zgłaszania przypadków naruszania norm prawnych określonych w przepisach wewnątrzzakładowych lub przepisach prawa powszechnie obowiązujących.

 

§ 4. Procedura przyjmowania zgłoszeń.

 

1.     Każdy Zgłaszający, który powziął wiedzę lub uzasadnione podejrzenie o wystąpieniu Naruszenia ma możliwość dokonania zgłoszenia o takim Naruszeniu na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.

2.     Zgłaszający podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego Informacja o naruszeniu jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

 [Forma dokonywania Zgłoszeń]

3.     Zgłoszenie może być dokonane za pośrednictwem:

a)    wewnętrznego kanału Zgłoszeń tj. udostępnionego w tym celu przez Spółkę dedykowanego systemu informatycznego („System Whistleblowingowy”) zapewniającego optymalne rozwiązania techniczne i organizacyjne gwarantujące zgodność Regulaminu z przepisami Dyrektywy

b)    adresu poczty elektronicznej (compliancePFLEAST-helpdesk@pfleiderer.pl), obsługiwanej przez Dział Prawny i Compliance,

c)     numeru kontaktowego, obsługiwanego przez Compliance Menedżera w dni robocze od godz. 9:00 – 17:00;

d)    osobistego spotkania z Compliance Menedżerem w dni robocze od godz. 9:00 – 17:00;

 

4.     Zgłoszenie może być dokonane przez Zgłaszającego:

a)    z podaniem danych osobowych umożliwiających jego identyfikację i nawiązanie kontaktu, w tym w szczególności imienia i nazwiska oraz adresu do kontaktu lub numeru telefonu (zgłoszenie jawne), lub

b)    bez podawania danych osobowych umożliwiających jego identyfikację i nawiązanie kontaktu (zgłoszenie anonimowe).

5.     Zgłoszenie powinno, w miarę możliwości Zgłaszającego, zawierać wszystkie informacje jakie są wymagane w formularzu udostępnionym przez Spółkę za pośrednictwem dedykowanego systemu informatycznego.

 

[Przyjmowanie Zgłoszeń]

6.     Podmiotem właściwym do otrzymywania zgłoszeń, posiadającym pisemne upoważnienie Pracodawcy oraz spółek Grupy Pfleiderer jest Compliance Menedżer.

7.     W przypadku podania danych osobowych lub / i danych kontaktowych przez Zgłaszającego, Compliance Menedżer oraz Członkowie Komitetu Compliance zobowiązani są do zachowania ich w poufności i traktowania zgłoszenia jako anonimowego w stosunku do osób trzecich.

[Potwierdzenie otrzymania Zgłoszenia]

O ile to możliwe, w ciągu 7 (siedmiu) dni od dnia wpływu Zgłoszenia Compliance Menedżer potwierdza Zgłaszającemu jego otrzymanie. Jednocześnie Zgłaszający zostaje pouczony o przewidywanym terminie załatwienia sprawy. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia może mieć charakter zautomatyzowany.

 [Naruszenie dotyczące organu wyznaczonego do rozpatrywania Zgłoszeń]

8.     W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy Compliance Menedżera odpowiednie czynności przewidziane niniejszym Regulaminem są dokonywane w zastępstwie Compliance Menedżera przez osobę wyznaczoną przez Komitet Compliance. W przypadku gdy Zgłoszenie dotyczy członka Komitetu Compliance czynności dotyczące danego Zgłoszenia są realizowane przez Komitet Compliance z wyłączeniem tego członka.

 [Zgłoszenie zewnętrzne i Ujawnienie publiczne]

9.     Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego (Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub innego organu przyjmującego zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów) lub organu centralnego (właściwego organu administracji publicznej tj. Rzecznika Praw Obywatelskich) z pominięciem niniejszego Regulaminu, w tym w szczególności gdy:

a)    w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej ustalonym w niniejszym Regulaminie Pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże Zgłaszającemu Informacji zwrotnej, lub

b)    Zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub

c)     dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego narazi Zgłaszającego na działania odwetowe, lub

d)    w przypadku dokonania Zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą (spółką Grupy Pfleiderer) a sprawcą naruszenia prawa lub ich udziału w naruszeniu prawa.

10.  Zgłaszający może dokonać zgłoszenia w ramach Ujawnienia publicznego, a w konsekwencji podlegać ochronie, jeżeli:

a)    dokona Zgłoszenia wewnętrznego, a następnie Zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej ustalonym w Regulaminie Pracodawca, a następnie organ publiczny nie podejmą odpowiednich działań następczych lub nie przekażą Zgłaszającemu Informacji zwrotnej

b)    dokona od razu Zgłoszenia zewnętrznego i w terminie na przekazanie Informacji zwrotnej ustalonym w Regulaminie organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże Zgłaszającemu Informacji zwrotnej.

11.  Zasady, o których mowa powyżej, nie mają zastosowania, gdy Zgłaszający ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że:

a)    Naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub

b)    dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi Zgłaszającego na działania odwetowe, lub

c)     w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

 

§ 5. Procedura rozpatrywania zgłoszeń.

 

[Weryfikacja Zgłoszenia]

1.     Compliance Menedżer niezwłocznie przekazuje Komitetowi Compliance otrzymane Zgłoszenia.

2.     Compliance Menedżer, w uzgodnieniu z Komitetem Compliance lub upoważnionymi członkami, podejmuje czynności wyjaśniające dotyczące Zgłoszenia, przy zachowaniu zasad należytej staranności, bezstronności, sprawiedliwości i poufności w stosunku do osób zaangażowanych.

3.     W sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy członka Komitetu Compliance, zostaje on wyłączony z prowadzonego postępowania wyjaśniającego, a dostęp do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych zostaje mu odebrany do czasu wyjaśnienia sprawy.

 [Uprawnienia Komitetu Compliance]

4.     W ramach postępowania prowadzonego na skutek Zgłoszenia Komitet Compliance jest w szczególności uprawniony do:

a)    merytorycznej i rzeczowej weryfikacji Zgłoszenia;

b)    dalszej komunikacji ze Zgłaszającym (o ile wyraził na to zgodę), w tym wystąpienia o dodatkowe informacje;

c)     przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia Zgłaszającego oraz innych osób zaangażowanych. Na postępowanie wyjaśniające składa się w szczególności analiza zdarzeń oraz ocena zasadności Zgłoszenia;

d)    przygotowania dla Pracodawcy wniosków i rekomendacji działań następczych, korygujących i eliminujących Naruszenia lub nadużycia, o ile takie Naruszenia lub nadużycia zostały stwierdzone;

e)    przekazywania Zgłaszającemu Informacji zwrotnej (o ile wyraził na to zgodę), która obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia Naruszenia i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone Naruszenie lub nadużycia.

5.     Zgłoszenia powinny być́ rozpatrywane zgodnie z kolejnością̨ wpływu, chyba że za nadaniem danej sprawie szczególnego priorytetu przemawia waga lub charakter sprawy, a w szczególności wyjątkowe okoliczności wskazujące, iż dzięki niezwłocznemu przeprowadzeniu postępowania możliwe będzie zapobieżenie potencjalnej szkodzie.

[Niewszczynanie postępowania wyjaśniającego]

6.     W przypadku, gdy Zgłoszenie:

a)    jest oczywiście bezzasadne;

b)    jest przekazane w sposób uniemożliwiający prowadzenie postępowania z uwagi na ogólny zakres przekazanych w nim informacji, a ich uzupełnienie jest niemożliwe;

c)     bezsprzecznie złożone przez Zgłaszającego w złej wierze, na co w oczywisty sposób wskazują okoliczności danej sprawy;

d)    nie podlega pod zakres przedmiotowy lub podmiotowy Regulaminu;

postepowania wyjaśniającego nie rozpoczyna się̨.

 

 [Informacja zwrotna]

7.     Informacja zwrotna powinna zostać przekazana Zgłaszającemu (o ile wyraził na to zgodę) przez Komitet Compliance w terminie nieprzekraczającym 3 (trzech) miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Zgłaszającemu, w terminie 3 (trzech miesięcy) od upływu 7 (siedmiu) dni od dokonania Zgłoszenia.

[Działania następcze]

8.     Komitet Compliance, pełniąc rolę ciała opiniodawczego, orzekając w danej sprawie wydaje Zarządowi danego Pracodawcy rekomendacje, co do rozstrzygnięcia sprawy zainicjowanej na skutek dokonanego Zgłoszenia.

9.     W przypadku stwierdzenia Naruszenia, Komitet Compliance może zarekomendować́ jedno z działań́ opisanych poniżej lub ograniczyć́ się̨ do wydania Zarządowi danego Pracodawcy rekomendacji pouczenia danej osoby oraz zobowiązania jej na przyszłość́ do powstrzymywania się̨ od Naruszeń́.

10.  W przypadku stwierdzenia wyrządzenia szkody Komitet Compliance może zarekomendować́ obowiązek jej naprawienia na zasadach określonych w ugodzie pomiędzy stronami bądź́ na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w tym w szczególności Kodeksie Cywilnym.

11.  Komitet Compliance może w przypadku stwierdzenia ciężkich Naruszeń́ zarekomendować́ Zarządowi danego Pracodawcy wszczęcie postepowania dyscyplinarnego względem danego Pracownika, w wyniku którego może wymierzyć́ na zasadach określonych w Kodeksie Pracy pracownikowi karę:

a)    upomnienia;

b)    nagany;

c)     pieniężną.

12.  W przypadku stwierdzenia przez Komitet Compliance podejrzenia popełnienia przez Pracownika dopuszczającego się̨ Naruszenia czynu zabronionego w stosunku do innych pracowników spółek Grupy Pfleiderer, jak również osób trzecich, Komitet Compliance może zarekomendować́ Zarządowi danego Pracodawcy zawiadomienie organów ścigania.

13.  Przy ocenie Zgłoszenia przez Komitet Compliance czy działanie następcze jest odpowiednie uwzględnia się czynności podjęte w celu zweryfikowania Informacji o naruszeniu, prawidłowość oceny Informacji o naruszeniu oraz adekwatność środków podjętych w następstwie stwierdzenia Naruszenia, w tym w celu zapobiegnięcia dalszym Naruszeniom z uwzględnieniem wagi Naruszenia.

14.  Za odpowiednie działanie następcze uznaje się także zamknięcie procedury wyjaśnienia Zgłoszenia w związku ze stwierdzeniem, że Naruszenie miało wyraźnie niewielką wagę i nie wymagało dalszych działań następczych.

15.  Informacje o podjętych działaniach następczych w ustalonych terminach są przekazywane do Compliance Menedżera przez Zarządy właściwych Spółek.

 

 

§ 6. Poufność i zakaz podejmowania działań odwetowych.

 

1.     Zasady ochrony osób dokonujących zgłoszenia Naruszenia bądź́ podejrzenia jego wystąpienia w obrębie Grupy Pfleiderer przyjęto w celu ochrony tychże Zgłaszających przed potencjalnymi konsekwencjami, które mogłyby ich spotkać́ z tytułu zgłoszenia Naruszenia.

2.     Wszyscy Pracownicy powinni reagować na potencjalne zachowania i działania odwetowe wobec Zgłaszającego niezależnie od faktu czy jest on ujawnioną czy domniemaną osobą, w tym w szczególności zachowania lub działania dyskryminacyjne, noszące znamiona mobbingu lub inne zachowania lub działania zakazane i odwetowe.

[Poufność danych]

3.     Począwszy od dnia powzięcia informacji na temat Naruszenia bądź́ możliwości jego popełnienia Pracodawca zapewnia Zgłaszającym ochronę przeciwko potencjalnym działaniom odwetowym.

4.     Spółka oraz działające w jej imieniu lub na jej rzecz osoby i komórki organizacyjne zobowiązują̨ się do powstrzymywania od jakichkolwiek działań́ związanych z zamiarem odkrycia tożsamości Zgłaszających, o ile pragną̨ oni pozostać́ anonimowi.

[Zakaz podejmowania działań odwetowych]

5.     Zakazane są wszelkie formy działań́ odwetowych wobec Zgłaszających, w tym groźby działań́ odwetowych i próby podejmowania działań́ odwetowych, w szczególności polegające na:

a)    identyfikacji tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia Naruszenia bądź́ podejrzenia jego dokonania, w szczególności przez osoby nieuprawnione do posiadania takiej wiedzy (anonimowość́);

b)    wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy niemającego wyrazu w przesłankach obiektywnych i będących następstwem zgłoszenia Naruszenia;

c)     wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia umowy w obrocie gospodarczym, której stroną jest Zgłaszający;

d)    zmianie stanowiska pracy bądź́ miejsca pracy Zgłaszającego powodującego gorsze warunki pracy lub zatrudnienia niemającego wyrazu w przesłankach obiektywnych i będącego następstwem zgłoszenia Naruszenia;

e)    zawieszeniu Zgłaszającego w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przymusowego urlopu bezpłatnego lub równoważnych środków;

f)      degradacji lub wstrzymaniu awansu Zgłaszającego;

g)    przekazaniu obowiązków Zgłaszającego, zmiany jego miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, zmiany godzin pracy lub wstrzymania szkoleń́;

h)    negatywnej ocenie wyników lub negatywnej opinii o pracy Zgłaszającego;

i)      nałożeniu na Zgłaszającego lub zastosowaniu wobec niego jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego, nagany lub innej kary, w tym kary finansowej bądź środka o podobnym charakterze;

j)      nieprzekształceniu umowy o pracę Zgłaszającego zawartej na czas określony w umowę̨ o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji, gdy Pracownik mógł mieć́ uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;

k)     nieprzedłużeniu lub wcześniejszego rozwiązaniu umowy o pracę Zgłaszającego zawartej na czas określony;

l)      wstrzymaniu udziału lub pominięciu Zgłaszającego przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

m)   działania zmierzającego do utrudnienia Zgłaszającemu znalezienia w przyszłości zatrudnienia;

n)    skierowaniu Zgłaszającego na badania psychiatryczne lub lekarskie.

- chyba że Pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami.

6.     Zakaz działań odwetowych, o którym mowa powyżej, stosuje się do Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoby powiązanej ze Zgłaszającym, jeżeli również pozostają w stosunku pracy z Pracodawcą zatrudniającym Zgłaszającego lub inną spółką Grupy Pfleiderer.

 [Wyłączenia]

7.     Pracodawca może dokonać́ zwolnienia, zmiany stanowiska lub miejsca pracy Zgłaszającego, Osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoby powiązanej ze Zgłaszającym pogarszając warunki ich zatrudnienia, jedynie z przyczyn mających uzasadnienie merytoryczne. Uzasadnienie takie musi być́ oparte o obiektywne przesłanki będące efektem oceny wyników pracy. Podstawą wskazanych w zdaniu poprzedzającym działań́ mogą̨ być́ także przyczyny wynikające z przepisów prawa pracy, niezwiązane bezpośrednio lub pośrednio z dokonaniem zgłoszenia Naruszenia lub przypuszczenia jego dokonania.

 

§ 7. Raport końcowy. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

 

[Raport końcowy]

1.     W przypadku ustalenia przez Komitet Compliance w wyniku postępowania wyjaśniającego, że otrzymane zgłoszenie o naruszeniu lub nadużyciu prawa jest uzasadnione, Compliance Menedżer sporządza raport kończący postępowanie („Raport końcowy”) na podstawie wniosków powziętych z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego.

2.     Raport końcowy zawiera w szczególności:

a)    rodzaj stwierdzonego Naruszenia lub nadużycia prawa (lub uzasadnionego jego wystąpienia);

b)    zakres podjętych czynności wyjaśniających w sprawie;

c)     podjęte działania zmierzające do usunięcia Naruszenia lub nadużycia bądź naprawienia jego skutków;

d)    wskazanie ewentualnych działań, które mogą zapobiegać występowaniu tego rodzaju Naruszeń lub nadużyć w przyszłości.

e)    wskazanie terminu na podjęcie działań korygujących dokonane naruszenia w przypadku pracowników Pfleiderer i zobowiązania na powrót z informacją zwrotną do Compliance Menedżera;

f)      konkluzje oraz rekomendacje dla usprawnienia procesów w organizacji;

g)    w przypadku, gdy stwierdzone Naruszenie dotyczy pracowników lub współpracowników Grupy Pfleiderer Raport końcowy podlega przedstawieniu Zarządowi Spółki oraz danego Pracodawcy.

3.     Wzór formularza raportu z postępowania wyjaśniającego stanowi Załącznik do niniejszego Regulaminu.

 

 [Rejestr zgłoszeń wewnętrznych]

4.     Pracodawca, względnie podmiot odpowiedzialny za rozpatrywanie Zgłoszeń, prowadzi rejestr zgłoszeń o Naruszeniach („Rejestr zgłoszeń wewnętrznych”) w systemie informatycznym, zabezpieczony przed dostępem osób postronnych hasłem, do którego wyłączy dostęp posiadają członkowie Komitetu Compliance, w ramach którego gromadzi dane, w tym w szczególności:

a)    numer sprawy;

b)    przedmiot Naruszenia;

c)     datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;

d)    informację o podjętych działaniach następczych; 

e)    datę zakończenia sprawy.

5.     Dane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzone są w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych (w szczególności z uwzględnieniem zobowiązania do zachowania anonimowości tożsamości osób zaangażowanych, w tym Zgłaszających Naruszenie lub możliwość jego popełnienia) i przechowywane przez okres 5 (pięciu) lat.

6.     Dostęp do Rejestru zgłoszeń́ wewnętrznych przysługuje:

a)    Zarządowi spółki Grupy Pfleiderer;

b)    Członkom Komitetu Compliance;

7.     Rejestr zgłoszeń podlega ochronie przed dostępem osób nieupoważnionych w sposób zapewniający integralność rejestru, zabezpieczenie danych przed utratą lub nieuprawnionym modyfikacjom.

8.     Rejestr zgłoszeń powinien być prowadzony w sposób rzetelny, systematyczny i odzwierciedlać rzeczywisty przebieg czynności.

9.     Każde zgłoszenie naruszeń podlega rejestracji w Rejestrze bez względu na to kogo i czego dotyczy zgłoszenie naruszenia. Rejestracji podlegają także zgłoszenie anonimowe lub zgłoszenia niepełne w zakresie, w jakim przekazane informacje umożliwiają podjęcie sprawy oraz jej weryfikację celem ustalenia czy doszło do naruszenia i podjęcia działań następczych.

10.  W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy osoby odpowiedzialnej za obsługę i weryfikację zgłoszeń lub członka Komitetu Compliance, wpis do Rejestru zgłoszeń następuje po wyjaśnieniu sprawy.

11.  Każde zgłoszenie należy niezwłocznie zarejestrować w Rejestrze zgłoszeń nadając mu kolejny unikatowy numer zgłoszenia.  

12.  Wzór Rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

 

§ 8. Ochrona i poufność danych osobowych.

 

1.     Dane osobowe Zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Zgłaszającego. Informacje w tym zakresie pozostają̨ do wyłącznej wiadomości odpowiednio Compliance Menedżera, Komitetu Compliance oraz w szczególnych przypadkach wybranych pracowników służbowo zaangażowanych w proces merytorycznego wyjaśniania zgłoszonych spraw z zakresu Naruszeń́, o ile przekazanie danych dotyczących Zgłaszającego byłoby konieczne dla możliwości wyjaśnienia sprawy.

2.     Dane osobowe Zgłaszających oraz osób, których Zgłoszenia dotyczą (potencjalni sprawcy, świadkowie lub pokrzywdzeni) chronione są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności RODO oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 z późn. zm.).

3.     Administrator danych osobowych zapewnia adekwatny poziom ochrony danych osobowych Zgłaszającego. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych Zgłaszającego przez Administratora są dostępne w Informacji o przetwarzaniu danych osobowych, która stanowi Załącznik do niniejszego Regulaminu.

4.     Zgodnie z zasadą minimalizacji, o której mowa w art. 5 RODO, przetwarzane mogą być wyłącznie dane osobowe, które są istotne i niezbędne dla celów Regulaminu. W związku z tym wszystkie dane osobowe (dowolnej osoby fizycznej) zawarte w Zgłoszeniu lub zebrane w inny sposób na etapie postępowania wyjaśniającego (dochodzenia), które nie są konieczne, podlegają usunięciu lub anonimizacji przez Compliance Menedżera.

 

§ 9. Zawiadomienie organów ścigania.

 

W przypadku, gdy działania w ramach dochodzenia wewnętrznego lub postępowania wyjaśniającego doprowadziły do stwierdzenia możliwości popełnienia przestępstwa (lub przestępstwa skarbowego) Komitet Compliance lub Zarząd spółki grupy Pfleiderer, z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawa, podejmuje decyzję w sprawie zawiadomienia właściwych organów ścigania.

 

§ 10. Postanowienia końcowe.

 

1.     Postanowienia niniejszego Regulaminu należy interpretować zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz uwzględniać wytyczne zawarte w innych regulacjach wewnętrznych Spółki.

2.     Z zasadami niniejszego Regulaminu zapoznawani są pracownicy oraz współpracownicy Spółki.

3.     Pracodawca, Dział Personalny oraz przełożeni zobowiązani są dokładać wszelkich starań, aby wszyscy Pracownicy byli informowani oraz zaangażowani w przeciwdziałanie i eliminowanie wszelkich nieprawidłowości, które mogłyby doprowadzić do powstania ryzyka naruszenia prawa.

[Konsultacja z Zakładowymi Organizacjami Związkowymi]

4.     Przyjęcie niniejszego Regulaminu następuje po konsultacji z Zakładowymi Organizacjami Związkowymi działającymi w Grupie Pfleiderer.

 [Wejście w życie oraz aktualizacja Regulaminu]

5.     Niniejszy Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania do wiadomości.

6.     Zarząd Spółki zaznajamia pracowników z treścią Regulaminu w sposób zwyczajowo przyjęty oraz zapewnia powszechny dostęp do Regulaminu.

7.     Informacje o możliwościach dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i ochrony sygnalistów są dostępne na oficjalnej stronie internetowej Pfleiderer. Ponadto, realizacja obowiązków informacyjnych przez Pfleiderer zawierana jest w Kodeksach dostawców czy umowach handlowych dla partnerów biznesowych.

8.    Za realizację oraz aktualizację Regulaminu odpowiada Zarząd Spółki. Przegląd i aktualizacja Regulaminu następuje raz w roku, co jest każdorazowo odnotowywane w historii dokumentu.