Sygnalistą może być osoba, która posiada informacje lub uzasadnione podejrzenia dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa w organizacji, w której sygnalista pracuje lub pracował, lub z którą utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą.

Sygnalistą może być np.:

1. pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant;
12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248).

Osobą dokonującą zgłoszenia może być osoba, która dowiedziała się o nieprawidłowościach w kontekście związanych z pracą. Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa. Oznacza to, że procedura dotyczy również osób będących w procesach przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego oraz po ich ustaniu. 

Nie każde naruszenie prawa jest objęte dyrektywą i ustawą o tzw. sygnalistach. Zgłoszenia nieprawidłowości możesz dokonać w ściśle określonych przypadkach, a są nimi naruszenia dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

W zgłoszeniu powinieneś zawrzeć posiadane przez Ciebie informacje lub uzasadnione podejrzenia dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której pracujesz lub pracowałeś lub z którą utrzymujesz lub utrzymywałeś kontakt w kontekście związanych z pracą. Zgłoszenie może dotyczyć również próby ukrycia takiego naruszenia.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe. Aby jednak osoba dokonująca zgłoszenia była objęta ochroną, w momencie dokonywania zgłoszenia musi posiadać uzasadnione podstawy do tego by sądzić, że ujawniane informacje o naruszeniu prawa są prawdziwe. Zgłoszenie dokonane przez sygnalistę w złej wierze nie zapewnia ochrony, a osoba taka może ponieść odpowiedzialność prawną za dokonane zgłoszenie.

Informacje podane w zgłoszeniu muszą być prawdziwe lub co najmniej musisz mieć uzasadnione podstawy by sądzić, że takie są. Dokonanie zgłoszenia informacji nieprawdziwych, wykorzystanie zgłoszenia do zniesławienia innej osoby, naruszenia jej dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych, obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, jeśli było nieuzasadnione, może stanowić czyn bezprawny, za co grozi odpowiedzialność prawna, z karną włącznie.