System zgłoszeń wewnętrznych - Edica Spółki z o.o.

Sygnalistą może być osoba, która posiada informacje lub uzasadnione podejrzenia dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa w Edica Spółce z o.o., jeżeli sygnalista pracuje (w tym także jako zleceniobiorca, stażysta, praktykant) w Edica Spółce z o.o., albo był kandydatem do pracy w Edica Spółce z o.o. (w tym kandydatem na zleceniobiorcę, stażystę, praktykanta), lub jeżeli utrzymuje lub utrzymywał kontakt z Edica Spółką z o.o. w kontekście związanym z pracą (np. będąc pracownikiem, stażystą, praktykantem, zleceniobiorcą kontrahenta Edica spółki z o.o. - np. wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy).

Sygnalistą może być np.:

1. pracownik (także były pracownik) Edica Spółki z o.o.;
2. kandydat do pracy - nawet jeżeli nie został zatrudniony, ale dowiedział się o naruszeniu w trakcie rekrutacji;
3. pracownik tymczasowy;
4. zleceniobiorca Edica Spółki z o.o. (osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym także były zleceniobiorca),
5. kandydat na zleceniobiorcę - nawet jeżeli nie został zatrudniony, ale dowiedział się o naruszeniu w trakcie rekrutacji;
6. przedsiębiorca - osoba fizyczna - która swiadczy albo świadczyła prace, usługi dla Edica Spółki z o.o.;
7. prokurent Edica Spółki z o.o. lub kontrahenta Edica Spółki z o.o;
8. wspólnik Edica Spółki z o.o.;
9. członek organu Edica Spółki z o.o.;
10. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Edica Spółki z o.o., w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
11. stażysta w Edica Spółce z o.o. lub u kontrahenta Edica Spółki z o.o.;
12. wolontariusz w Edica Spółce z o.o. lub u kontrahenta Edica Spółki z o.o;
13. praktykant w Edica Spółce z o.o. lub u kontrahenta Edica Spółki z o.o;

Sygnalistą może być także osoba która uzyskała informacje na temat naruszeń w ramach stosunku opisanego powyżej, gdy taki stosunek już ustał (np. osoba, która już nie pracuje może być sygnalistą co do naruszeń, z jakimi zapoznała się pracując w Edica Spółce z o.o.).

Sygnalistą może być tylko osoba, która dowiedziała się o nieprawidłowościach w kontekście związanym ze swoją pracą -  to znaczy uzyskała informacje na temat naruszeń - dostrzegła naruszenia - w trakcie postępowania rekrutacyjnego, wykonując swoją pracę, umowę zlecenia - w Edica Spółce z o.o. (lub np. będąc pracownikiem, zleceniobiorcą kontrahenta dostrzegła nieprawidłowości w Edica Spółce z o.o.), w tym także, gdy pracując, dowiedziała się od innej osoby, nawet gdy dana sprawa nie należała do obowiązków sygnalisty. Sygnalistą nie może być osoba, której praca nie jest powiązana z Edica Spółką z o.o. (a tylko dowiedziała się o naruszeniu np. od kolegi pracującego w Edica Spólce z o.o.).

Szczegółowe regulacje zawarte zostały w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych w ROZDZIALE 3. OSOBY UPRAWNIONE DO OCHRONY JAKO SYGNALIŚCI (artykuł 8. – strona 11.).

Nie każde naruszenie prawa jest objęte dyrektywą i ustawą o ochronie sygnalistów - i nie każde naruszenie powinno być zgłaszane w ramach procedury dla sygnalistów.

Zgłoszenia nieprawidłowości – jako sygnalista – można dokonać w ściśle określonych przypadkach - zgłoszenia w ramach niniejszej procedury dla sygnalistów można dokonać tylko co do  naruszeń, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Edica Spólce z o.o., dotyczących:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. mobbingu, molestowania, dyskryminacji, nierównego traktowania;
18. oszustwa, kradzieży, niszczenia, przywłaszczenia mienia Edica spółki z o.o.;
19. działań odwetowych;
20. pracy przymusowej;
21. naruszenia tajemnicy Edica spółki z o.o.;
22. naruszenia zasad BHP;
23. naruszenia zasad zatrudniania pracowników młodocianych;
24. naruszenia wolności zrzeszania się,
25. naruszenia konfliktu interesów,
26. oszustw finansowych.

W zgłoszeniu sygnalista powinien zawrzeć posiadane informacje lub uzasadnione podejrzenia dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Edica Spółce z o.o. Zgłoszenie może dotyczyć również próby ukrycia takiego naruszenia.

Zgłoszenie nie musi spełniać żadnych wymogów formalnych (np. nie musi być podpisane przez sygnalistę, nie musi zawierać określonych elementów, załączników), ale zaleca się, żeby zawierało możliwie wiele informacji, które pozwolą na ocenę prawdziwości zgłoszenia oraz na przeprowadzenie skutecznych działań następczych.

Zgłoszenie może zostać dokonane pod imieniem i nazwiskiem albo anonimowo (w wyjątkowych przypadkach osoba rozpatrująca zgłoszenie może pozostawić zgłoszenie anonimowe bez rozpatrzenia).

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe – nie mogą być podejmowane działania niekorzystne dla sygnalisty, które są spowodowane zgłoszeniem (np. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia umowy o pracę, obniżenie wynagrodzenia za pracę, pominięcie przy podwyżkach wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu, przygotowanie negatywnej oceny wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy).

Ochrona przysługuje sygnaliście, jeżeli spełnione zostaną następujące warunki: 

1. sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa (informacja była prawdziwa, albo w świetle wiadomości,  jakimi dysponował sygnalista, mógł on uznać, że informacja jest prawdziwa); sygnalista nie będzie chroniony, jeżeli świadomie zgłosił nieprawdziwą informację (wiedział, że informacja o naruszeniu jest nieprawdziwa),
2. sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wchodzi w zakres spraw, które można zgłaszać w ramach procedury dla sygnalistów,
3. zgłoszenie dotyczy informacji uzyskanych przez sygnalistę w kontekście związanym z pracą (sygnalista dowiedział o naruszeniach pracując w Edica Spółce z o.o., u kontrahenta Edica Spółki z o.o., w trakcie rozmowy rekrutacyjnej w Edica Spółce z o.o. – a nie np. od znajomego pracującego w Edica Spółce z o.o.).

Ochrona przysługuje sygnaliście od chwili zgłoszenia (dla uzyskania ochrony sygnalista nie musi dopełniac jakichś formalności, nie musi uzyskiwac zaświadczenia o ochronie).

Ochrona przysługuje także osobie pomagającej sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie powiązanej z sygnalistą (np. współpracownikowi sygnalisty, osobom najbliższym sygnalisty).

W przypadkach uregulowanych w przepisach prawa i Procedurze zgłoszeń wewnętrznych ochrona przysługuje także wykonawcom, dostawcom, podwykonawcom, usługodawcom zatrudniającym sygnalistę, albo stanowiącym własność sygnalisty.

W ramach ochrony zapewniona jest także poufność tożsamości sygnalisty – poufność co do imienia i nazwiska sygnalisty (dane te poznać mogą tylko osoby przyjmujące zgłoszenia, uprawnione do rozpatrzenia zgłoszenia).

Zasady ochrony sygnalisty zostały zawarte w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych w ROZDZIALE 6. – OCHRONA SYGNALISTÓW (artykuły 31. – 42. – strony 30. - 38).

Informacje podane w zgłoszeniu muszą być prawdziwe lub co najmniej musisz mieć uzasadnione podstawy by sądzić, że takie są. Dokonanie zgłoszenia informacji nieprawdziwych, wykorzystanie zgłoszenia do zniesławienia innej osoby, naruszenia jej dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych, obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, jeśli było nieuzasadnione, może stanowić czyn bezprawny, za co grozi odpowiedzialność prawna, z karną włącznie.