Sygnalistą może być osoba, która zgłasza lub ujawnia informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu spółki PHN, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant; a także osoba fizyczna, o której mowa powyżej zgłaszająca informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w PHN lub na rzecz PHN, lub już po ich ustaniu.

Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub świadczeniem usług na podstawie innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia usług lub pełnienia funkcji w PHN
lub na ich rzecz, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Nie każde naruszenie prawa jest objęte dyrektywą i ustawą o tzw. sygnalistach. Zgłoszenia nieprawidłowości możesz dokonać w ściśle określonych przypadkach, a są nimi naruszenia dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

W zgłoszeniu powinieneś zawrzeć posiadane przez Ciebie informacje lub uzasadnione podejrzenia dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której pracujesz lub pracowałeś lub z którą utrzymujesz lub utrzymywałeś kontakt w kontekście związanych z pracą. Zgłoszenie może dotyczyć również próby ukrycia takiego naruszenia.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe. Aby jednak osoba dokonująca zgłoszenia była objęta ochroną, w momencie dokonywania zgłoszenia musi posiadać uzasadnione podstawy do tego by sądzić, że ujawniane informacje o naruszeniu prawa są prawdziwe. Zgłoszenie dokonane przez sygnalistę w złej wierze nie zapewnia ochrony, a osoba taka może ponieść odpowiedzialność prawną za dokonane zgłoszenie.

Informacje podane w zgłoszeniu muszą być prawdziwe lub co najmniej musisz mieć uzasadnione podstawy by sądzić, że takie są. Dokonanie zgłoszenia informacji nieprawdziwych, wykorzystanie zgłoszenia do zniesławienia innej osoby, naruszenia jej dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych, obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, jeśli było nieuzasadnione, może stanowić czyn bezprawny, za co grozi odpowiedzialność prawna, z karną włącznie.