Jak zapewnić zgodność obsługi zgłoszeń sygnalistów z prawem?

Zaprojektowanie procesu obsługi zgłoszeń może być czynnością skomplikowaną i czasochłonną. Warto jednak poświęcić czas na dokładną analizę wszystkich elementów wewnętrznego systemu zgłoszeń, tak aby już po uruchomieniu zapewniał on zgodność z prawem i efektywną jego obsługę, a także nie generował dodatkowych problemów.

WAŻNE:

Do najistotniejszych elementów systemu, niezbędnych by spełniał on wymogi prawne, należą:

Dokonanie wyboru odpowiedniego podmiotu (osoby, jednostki) w organizacji lub specjalistów zewnętrznych odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń i ich obsługę
Ustalenie, jak wyglądać będzie proces dokonywania zgłoszeń, tj. zaprojektowanie kanałów zgłoszeń
Opracowanie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa, uwzględniającej ustawowe wymogi co do treści tego dokumentu
Przeprowadzenie konsultacji procedury ze stroną społeczną
Zapewnienie bezstronnej weryfikacji zgłoszeń (wymagać to może podjęcia czynności technicznych i organizacyjnych)
Nadanie pisemnych upoważnień osobom wyznaczonym do obsługi zgłoszeń
Zapewnienie standardów poufności, bezpieczeństwa i ograniczonego dostępu do informacji objętych zgłoszeniami
Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Zapewnienie zgodności procesu obsługi zgłoszeń w organizacji z przepisami prawa wymaga uwzględnienia wielu czynników. Nie można zapominać także o kwestiach mniej formalnych, choć równie istotnych dla praktyki właściwego funkcjonowania systemu, takich jak odpowiednie przeszkolenie kadry mającej zajmować się obsługą zgłoszeń.

Odpowiednie uregulowanie procesu obsługi zgłoszeń wymaga z pewnością konsultacji z wewnętrznymi strukturami w organizacji, np. zarządem, działem HR, działem prawny, inspektorem ochrony danych. Można też posiłkować się wiedzą i doświadczeniem zewnętrznych specjalistów. Współdziałanie na wszystkich wymienionych wyżej płaszczyznach pozwoli, by proces obsługi zgłoszeń był zgodny z prawem i efektywny.

dr Karol kulig

Radca prawny, doktor nauk prawnych, właściciel butikowej kancelarii prawa pracy współtwórca i współwłaściciel aplikacji do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.

13.06.2023

Want to find out if the new regulations will cover your organization?

Odpowiedź na kilka pytań i sprawdź, co zrobić by wdrożyć ochronę sygnalistów
zgodnie z przepisami.

Jak zapewnić zgodność obsługi zgłoszeń sygnalistów z prawem?

Przyjmowanie zgłoszeń sygnalistów w formie elektronicznej