Skuteczna komunikacja z sygnalistą - jak powinna wyglądać?
W toku postępowania wyjaśniającego może wystąpić co najmniej kilka sytuacji, kiedy prowadzenie dalszej korespondencji z sygnalistą będzie konieczne.
W pierwszej kolejności należy pamiętać o obowiązku potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Nie ma obowiązku dokonania takiego potwierdzenia w sytuacji, gdy zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie. Mając na uwadze, że podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych powinien dokonać weryfikacji, czy informacje o naruszeniu prawa zawarte przez sygnalistę w zgłoszeniu są prawdziwe, konieczny może okazać się kontakt z sygnalistą celem uzupełnienia stanu faktycznego, dostarczenia dodatkowych informacji lub dowodów. Niejednokrotnie bez takiego kontaktu niemożliwym byłaby ocena prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu, bowiem sygnalista nie zawsze już w pierwszej wiadomości dostarczy wszystkie informacje, które posiada, a które mogą pomóc w podjęciu działań następczych. Osoba obsługująca zgłoszenia powinna skontaktować się z sygnalistą, jeśli byłoby to celowe z perspektywy osiągnięcia celów prowadzonego postępowania wyjaśniającego.
O czym warto pamiętać prowadząc dalszą komunikację z sygnalistą?
Prowadząc dalszą komunikację z sygnalistą, należy oczywiście w dalszym ciągu zapewnić sygnaliście poufność. Kończąc postępowanie w sprawie zgłoszenia wewnętrznego, należy przekazać sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań. Informacja taka obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia.
Radca prawny, doktor nauk prawnych, właściciel butikowej kancelarii prawa pracy współtwórca i współwłaściciel aplikacji do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.
15.12.2023
