Procedura zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistów

Obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dotyczy podmiotów, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 50 osób. Podmioty zatrudniające mniej niż 50 osób mogą ustalić wewnętrzną procedurę, choć nie są do tego zobowiązane.

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać z pominięciem etapu wewnętrznego, czyli bez uprzedniego dokonania zgłoszenia swojemu pracodawcy. 

Zaprojektowanie procesu obsługi zgłoszeń może być czynnością skomplikowaną i czasochłonną. Warto jednak poświęcić czas na dokładną analizę wszystkich elementów wewnętrznego systemu zgłoszeń, tak aby już po uruchomieniu zapewniał on zgodność z prawem i efektywną jego obsługę, a także nie generował dodatkowych problemów.

Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców obowiązek wprowadzenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń i prowadzenia postępowań wyjaśniających. Sprawdź, co powinno znaleźć się w tym dokumencie. 

Aby zgłoszenie sygnalisty mogło być właściwie rozpatrzone, powinno zawierać podstawowe informacje. Z poniższego wpisu dowiesz się, co powinno się znaleźć w zgłoszeniu.

Jak zaprojektować i wdrożyć bezpieczne i poufne kanały dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości?

Przyjmowanie i obsługa zgłoszeń wewnętrznych może odbywać się poprzez skorzystanie z usług profesjonalnego podmiotu trzeciego świadczącego w tym zakresie usługi. Wymogiem formalnym jest wskazanie takiego podmiotu w wewnętrznej procedurze. 

Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa może, ale nie musi umożliwiać dokonywanie zgłoszeń w formie anonimowej. Decyzja w tym zakresie należy do podmiotu prawnego, dlatego że przepisy ustawy o sygnalistach nie wymaga akceptowania zgłoszeń anonimowych. 

Prawo do otrzymania informacji zwrotnej ma zapewnić sygnaliście możliwość monitorowania toku sprawy. Dlatego tak ważne jest właściwe sformułowanie treści informacji zwrotnej i precyzyjne wyjaśnienie podjętych działań a także ich uzasadnienie. 

Opracowanie skutecznych i bezpiecznych procedur i kanałów zgłaszania nieprawidłowości wymaga dogłębnej analizy ryzyk występowania naruszeń prawa w organizacji i jej potencjału do reagowania na takie naruszenia. Jest to proces skomplikowany i długotrwały, wymagający bliskiej współpracy kierownictwa z jednostkami różnych szczebli organizacyjnych.