Procedura sygnalisty - czego dotyczy?
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców obowiązki, które należy wdrożyć na poziomie danej organizacji, tj.:
- wprowadzenie mechanizmu zgłaszania naruszeń prawa (kanał zgłoszeń wewnętrznych),
- podejmowanie działań następczych w przypadku zgłoszenia naruszenia,
- stworzenie systemu ochronnego dla osób dokonujących zgłoszeń.
Podstawą w ramach pierwszego z obowiązków jest opracowanie przez pracodawcę wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Co określa wewnętrzna procedura sygnalistów?
Wewnętrzna procedura sygnalisty określa:
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną, osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów;
- sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego (kanały dokonywania zgłoszeń) wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej;
- bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej;
- obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia;
- w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych;
- maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Sposoby przekazywania zgłoszeń (kanały zgłoszeń) muszą obejmować możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub w postaci papierowej lub elektronicznej. Oznacza to, że podmiot prawny powinien przewidzieć co najmniej jedną z tych metod. Wybór co najmniej jednej z tych metod zapewnia spełnienie wymagań ustawy.
Co dodatkowo może objąć wewnętrzna procedura ochrony sygnalistów?
Procedura ochrony sygnalistów może dodatkowo objąć w szczególności:
- wskazanie naruszeń obowiązujących w danym podmiocie regulacji wewnętrznych (np. regulaminu pracy) lub standardów etycznych, jeżeli podmiot prawny ustanowi zgłaszanie takich naruszeń;
- wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności;
- z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji;
- informację, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem procedury wewnętrznej;
- zrozumiałe informacje o zasadach bezpiecznego i niepozostawiającego śladów dokonania zgłoszenia w systemie informatycznym, zapewniających zachowanie prywatności zgłaszającego.
Jak w praktyce wygląda procedura zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalisty?
Podmiot prawny ustala procedurę wewnętrzną, po konsultacji z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u podmiotu prawnego działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego podmiotu prawnego, jeżeli w tym podmiocie prawnym nie działa zakładowa organizacja związkowa. Konsultacje trwają nie krócej niż 7 dni i nie dłużej niż 14 dni od dnia przedstawienia projektu procedury wewnętrznej. Konsultacje ze stroną społeczną nie są wiążące dla pracodawcy, ale stanowią obowiązkowy element wprowadzania procedury. Po ustaleniu jej ostatecznej treści, procedura wewnętrzna wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości, w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym.
WAŻNE:
Osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji podmiot prawny przekazuje informację o procedurze wewnętrznej wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
28.11.2022
