Tworzenie wspólnych kanałów zgłoszeń w ramach jednej grupy kapitałowej - czy to możliwe?
Każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób jest obowiązany zaprojektować i stworzyć wewnętrzny system obsługi zgłoszeń sygnalistów. Poza wyjątkiem, jakim jest wspólna procedura zgłoszeń w grupie kapitałowej, ustawa nie dopuszcza możliwości tworzenia wspólnych kanałów zgłoszeń i wspólnego obsługiwania zgłoszeń przez kilka podmiotów prywatnych.
Podmioty prywatne należące do grupy kapitałowej w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą. Art. 28 ust. 8 ustawy o ochronie sygnalistów, który przewiduje tę możliwość, jest przepisem posiadającym wiele mankamentów, które przeoczono na etapie prac legislacyjnych. Niemniej jednak z przepisu tego – jeśli odczytać go w kontekście całej treści ustawy, a w szczególności jej celów – wynika kilka bardzo praktycznych i korzystnych dla spółek z grup kapitałowych wniosków.
Ustalenie wspólnej procedury oznacza ustalenie „jednej i tej samej procedury”, a nie tylko „takiej samej”. Daje to spółkom z grupy możliwość zarówno wspólnego przyjmowania zgłoszeń jak i wspólnego prowadzenia postępowań wyjaśniających. To właśnie te elementy są podstawowymi składowymi „procedury zgłoszeń wewnętrznych”, przewidzianymi w art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, i w przypadku „wspólnej” procedury wszystkie te elementy są ustalane wspólnie.
WAŻNE:
„Wspólną procedurę zgłoszeń” mogą ustalić wyłącznie podmioty prywatne należące do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów (tzw. ustawy antymonopolowej). Przez „grupę kapitałową” zgodnie z ustawą antymonopolową należy rozumieć wszystkich przedsiębiorców kontrolowanych w sposób bezpośredni lub pośredni przez jednego przedsiębiorcę, w tym również tego przedsiębiorcę. Definicja grupy kapitałowej odwołuje się do innego ważnego pojęcia – „przedsiębiorcy”. Tym, zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców, jest podmiot wykonujący działalność gospodarczą w Polsce.
W efekcie tego nie jest dopuszczalnym ustalenie wspólnej procedury zgłoszeń w takich międzynarodowych korporacjach, w których część spółek lub spółka – kontrolująca mają siedzibę poza granicami Polski i same nie prowadzą działalności gospodarczej w Polsce. W takim przypadku część spółek może nie spełniać warunku bycia „przedsiębiorcą” w rozumieniu polskich przepisów i nie będzie mogła zostać objęta „wspólną procedurą”. Do takich podmiotów nie znajdują bowiem zastosowania polskie przepisy.
Wszystkie podmioty prywatne objęte wspólną procedurą zgłoszeń muszą być przedsiębiorcami w rozumieniu polskich przepisów i prowadzić działalność gospodarczą w Polsce.
Ustalenie wspólnej procedury zgłoszeń wymaga zawarcia umowy pomiędzy spółkami, które miałyby być nią objęte, określającej jej treść. W umowie mogą znaleźć się również postanowienia dotyczące np. wzajemnych rozliczeń kosztów związanych z prowadzeniem wewnętrznych postępowań.
Przed zawarciem umowy podmioty prawne powinny pamiętać o obowiązku przeprowadzenia konsultacji treści projektu procedury z przedstawicielami załóg każdej ze spółek. Konsultacje powinny być przeprowadzone przez każda ze spółek obejmowanych wspólną procedurą zgłoszeń.
Wspólna procedura może być także ustalona dla kilku jednostek organizacyjnych w ramach jednostki samorządu terytorialnego, pod warunkiem zapewnienia ich odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
WAŻNE:
Ustalenie wspólnej procedury przez podmioty funkcjonujące w ramach grupy kapitałowej daje możliwość wspólnego przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i wspólnego prowadzenia postępowań wyjaśniających. Osobami upoważnionymi do podejmowania działań następczych mogą być osoby zatrudnione w jednej ze spółek lub specjaliście z kilku z nich. Wspólna procedura może też wyznaczać jedną, „grupową” jednostkę organizacyjną do prowadzenia postępowań – np. dział prawny lub dział compliance jednej ze spółek.
Wprowadzenie wspólnej procedury nie wyłącza obowiązków prawnych spoczywających na każdym z podmiotów prawnych z osobna. W szczególności chodzi o obowiązki administratora danych osobowych pozyskiwanych w związku ze zgłoszeniami dotyczącymi funkcjonowania danego podmiotu. Wspólna procedura nie wyłącza również obowiązku każdej ze spółek w zakresie prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych (art. 29 ust. 1 ustawy), obejmującego zgłoszenia danego podmiotu prawnego.
Sygnaliści w grupach kapitałowych - co jeszcze warto wiedzieć?
W ramach grupy kapitałowej warto dzielić się doświadczeniem i sprawdzonymi sposobami przyjmowania i obsługi zgłoszeń. Nie wszystkie „grupy kapitałowe” w potocznym znaczeniu tego terminu będą mogły zostać objęte „wspólną” procedurą.
W tych grupach, w których nie będzie możliwości ustalenia „wspólnej”, jednej procedury, nie można wykluczyć pewnego rodzaju ujednolicenia procedur w ramach grupy i przyjęcia podobnych zasad działania czy komunikacji. Nie można też wykluczyć mniej lub bardziej ścisłej współpracy przy obsłudze zgłoszeń sygnalistów np. w ramach centrum usług wspólnych, przy czym w takim przypadku koniecznym będzie zawarcie stosownych umów, a także wyodrębnienie zgłoszeń dotyczących poszczególnych podmiotów i odrębne prowadzenie rejestru zgłoszeń przez każdy z podmiotów prawnych.
Zachęcam Państwa również do zapoznania się z nagraniem webinaru: Wspólna procedura zgłoszeń w grupach kapitałowych
Radca prawny, doktor nauk prawnych, właściciel butikowej kancelarii prawa pracy współtwórca i współwłaściciel aplikacji do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.
17.07.2024
