Tworzenie wspólnych kanałów zgłoszeń w ramach jednej grupy kapitałowej - czy to możliwe?
Każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób jest obowiązany zaprojektować i stworzyć system obsługi zgłoszeń sygnalistów. Poza pewnymi wyjątkami, ustawa nie dopuszcza możliwości tworzenia wspólnych kanałów zgłoszeń i wspólnego obsługiwania zgłoszeń przez podmioty działające w ramach jednej grupy kapitałowej. Niezbędne jest zatem niezależne wdrożenie kanałów zgłoszeń wewnętrznych przez każdego pracodawcę, w tym także pracodawcę wewnętrznego.
Wyjątkiem są pracodawcy w sektorze prywatnym, którzy zatrudniają co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, którzy na podstawie umowy mogą dzielić się zasobami w zakresie przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą. Funkcjonowanie w ramach jednej grupy kapitałowej nie ma tutaj znaczenia. Również podmioty niepowiązane mogą zdecydować się na współdzielenie zasobów. Dzieląc się zasobami pracodawcy będą mogli przyjmować zgłoszenia oraz dokonywać ich weryfikacji za pośrednictwem wspólnego, niezależnego podmiotu wyznaczonego przez wszystkich pracodawców. Rozwiązanie to nie jest dostępne dla pracodawców zatrudniających większą liczbę osób, tj. co najmniej 250. Takie podmioty prawne muszą mieć własne, niezależne systemy przyjmowania i obsługi zgłoszeń sygnalistów.
WAŻNE:
Podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, mogą na podstawie umowy dzielić się zasobami w zakresie przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz prowadzania postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą. Zawarcie umowy nie uchyla odpowiedzialności podmiotu prawnego za dochowanie obowiązków określonych w ustawie, w szczególności zachowania poufności, udzielenia informacji zwrotnej oraz podjęcia działań następczych.
Procedura wewnętrzna może być także ustalona na podstawie umowy jako wspólna dla kilku urzędów lub jednostek organizacyjnych w ramach jednej gminy lub kilku gmin, pod warunkiem zapewnienia ich odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Skorzystanie z tego rozwiązania pozwoli na grupowanie zgłaszanych naruszeń prawa i centralne prowadzenie postępowań wyjaśniających przez jeden wyznaczony podmiot. Zawarcie umowy dotyczącej dzielenia się zasobami nie uchyla odpowiedzialności pracodawców za dochowanie obowiązków określonych w przepisach o ochronie sygnalistów.
WAŻNE:
Choć ustawa daje możliwość współdzielenia przez podmioty prawne zasobów w zakresie przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz prowadzania postępowania wyjaśniającego z innymi podmiotami, to jednak każdy z tych podmiotów jest odrębnym administratorem danych pochodzącym ze zgłoszeń jego dotyczących, do których inne podmioty nie mogą mieć dostępu.
We wszystkich pozostałych przypadkach każdy podmiot prawny objęty ustawą ma obowiązek posiadać swój własny, indywidualny system obsługi zgłoszeń, a więc dokonać samodzielnego wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów. Oznacza to, że w ramach wdrożenia systemu zgłoszeń sygnalistów grupa kapitałowa nie może korzystać z jednego, centralnego systemu/wspólnego narzędzia. Współdzielenie zasobów i ich centralizowanie jest działaniem nie spełniającym wymogów prawnych. Aby zapewnić ich legalne wykorzystywanie, należałoby obowiązujące obecnie systemy podzielić, tak aby zgłoszenia dotyczące danego podmiotu prawnego trafiały tylko do tego podmiotu (a nie np. do spółki matki).
Nie oznacza to też, że nie można skorzystać z pomocy i doświadczenia grupy kapitałowej w projektowaniu własnego systemu lub nawet skorzystać z pomocy zewnętrznych specjalistów zlokalizowanych w grupie kapitałowej. Wszystko to musi jednak odbywać się w taki sposób, by każdy odrębny pracodawca dochował wszystkich wymogów dotyczących tworzenia systemu dokonywania i obsługi zgłoszeń. To na poziomie lokalnym zawsze pozostaje odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie systemu.
O czym warto pamiętać?
W ramach grupy kapitałowej warto dzielić się doświadczeniem i sprawdzonymi sposobami przyjmowania i obsługi zgłoszeń. Choć wymagane jest samodzielne działanie przez każdego pracodawcę, nie można wykluczyć pewnego rodzaju ujednolicenia procedur w ramach grupy i przyjęcia podobnych zasad działania czy komunikacji. Nie można też wykluczyć zlecenia przez spółki z grupy kapitałowej obsługi zgłoszeń sygnalistów przez jedną z nich (np. centrum usług wspólnych), przy czym w takim przypadku konieczne będzie zawarcie wymaganych umów, a także wyodrębnienie zgłoszeń dotyczących poszczególnych podmiotów i odrębne prowadzenie rejestru zgłoszeń.
02.01.2023
