Blog o sygnalistach - artykuły na temat whistleblowingu

Temat anonimowości zgłoszeń sygnalistów jest poruszany raz po raz w dyskusjach nad polską ustawą o ochronie sygnalistów.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dnia 6.03.2024r. opublikowało na stronie Rządowego Centrum Legislacji uzgodniony z przedstawicielami innych resortów, Rzecznikiem Praw Obywatelskich oraz organizacjami społecznymi zmieniony projekt ustawy o ochronie sygnalistów. Projekt będzie teraz pilnie rozpatrywany przez Stały Komitet Rady Ministrów, po czym trafi do Parlamentu.

Ministerstwo intensyfikuje prace na ustawą o sygnalistach. Z informacji opublikowanych na stronie Rady Ministrów wynika, że projekt ustawy o ochronie sygnalistów ma być przyjęty w trybie pilnym do końca I kwartału 2024 r.

Z przyjemnością informujemy, że aplikacja SygnaApp została uznana za topową platformę do zgłaszania naruszeń prawa oraz zarządzania zgłoszeniami sygnalistów spośród rozwiązań informatycznych dostępnych na polskim rynku.

W toku postępowania wyjaśniającego może wystąpić co najmniej kilka sytuacji, kiedy prowadzenie dalszej korespondencji z sygnalistą będzie konieczne. 

W sytuacji, gdy sygnalista działa poza ramami wyznaczonymi przez ustawę o ochronie sygnalistów, czyli dokonuje ujawnienia publicznego nie będąc do tego uprawnionym, nie będzie podlegał ochronie. 

Obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dotyczy podmiotów, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 50 osób. Podmioty zatrudniające mniej niż 50 osób mogą ustalić wewnętrzną procedurę, choć nie są do tego zobowiązane.

13 października 2023 roku mija termin na składanie przez JST wniosków w ramach projektu grantowego pt.: „Cyberbezpieczny Samorząd”. 

Czy przepisy ustawy o ochronie sygnalistów zapewniają ochronę osobom, które dokonają zgłoszenia obejmującego ich własne bezprawne zachowanie (czynny żal)? 

Jednostki samorządu terytorialnego mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, w ramach wspólnej obsługi.

Polska jako jeden z ostatnich krajów nie wdrożyła jeszcze przepisów unijnej dyrektywy o sygnalistach. Przepisy, które miały obowiązywać od 17 grudnia 2021 r., nie zostały zaimplementowanego do dziś, a ostatnie zmiany na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawiły się 1 sierpnia 2023 r. 

Zgłoszenia zewnętrznego można dokonać z pominięciem etapu wewnętrznego, czyli bez uprzedniego dokonania zgłoszenia swojemu pracodawcy. 

Ustawodawca nie nakłada obowiązku prowadzenia postępowań wyjaśniających czy prowadzenia rejestru zgłoszeń w postaci papierowej

Zaprojektowanie procesu obsługi zgłoszeń może być czynnością skomplikowaną i czasochłonną. Warto jednak poświęcić czas na dokładną analizę wszystkich elementów wewnętrznego systemu zgłoszeń, tak aby już po uruchomieniu zapewniał on zgodność z prawem i efektywną jego obsługę, a także nie generował dodatkowych problemów.

25 maja 2023 na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawiły się kolejne ministerialne dokumenty dotyczące projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. 

Jeśli zgłoszenia naruszenia dokonuje kandydat do pracy, czy zgłoszenie może być powodem odmowy zatrudnienia? 

Wybór elektronicznego sposobu dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i elektronicznej obsługi tych zgłoszeń przedstawia wiele zalet w porównaniu do form tradycyjnych. Podstawowe atuty to między innymi: 

Odpowiedzialność prawną za naruszenie ustawy o ochronie sygnalistów należy rozpatrywać jako możliwość poniesienia odpowiedzialności karnej bądź także cywilnej. 

W poniższym wpisie przedstawiamy jak prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych w związku z ustawą o ochronie sygnalistów.

Działania następcze są podejmowane przez wyznaczoną osobę lub jednostkę (wewnętrzną lub zewnętrzną), spełniającą warunki bezstronności. Sposób prowadzenia działań następczych powinien zostać określony w wewnętrznej procedurze. 

Sygnalista nie ma obowiązku udowodnienia wystąpienia naruszenia prawa. Obowiązek weryfikacji zgłoszenia spoczywa na danej organizacji. 

Każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób jest obowiązany zaprojektować i stworzyć system obsługi zgłoszeń sygnalistów. Poza pewnymi wyjątkami, ustawa nie dopuszcza możliwości tworzenia wspólnych kanałów zgłoszeń i wspólnego obsługiwania zgłoszeń przez podmioty działające w ramach jednej grupy kapitałowej. 

Do zaprojektowania kanałów zgłoszeń należy podejść w sposób zindywidualizowany, stosując środki w sposób proporcjonalny, uwzględniając wszystkie aspekty funkcjonowania konkretnej organizacji.

Dokonanie sumiennej weryfikacji zgłoszenia jest obowiązkiem pracodawcy, a ponadto – będzie służyć realizacji jego interesów, np. poprzez zminimalizowanie ewentualnych strat spowodowanych wykrytymi naruszeniami prawa. 

Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców obowiązek wprowadzenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń i prowadzenia postępowań wyjaśniających. Sprawdź, co powinno znaleźć się w tym dokumencie. 

Kim jest sygnalista? Jaką rolę odgrywają sygnaliści w organizacjach i instytucjach publicznych?

Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w poniższym artykule.

Co oznacza anonimowość zgłoszeń i czy jest wymagana? Co dokładnie rozumiemy przez pojęcie anonimowości sygnalisty? 

Aby zgłoszenie sygnalisty mogło być właściwie rozpatrzone, powinno zawierać podstawowe informacje. Z poniższego wpisu dowiesz się, co powinno się znaleźć w zgłoszeniu.

Ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje liste obszarów prawa, których mogą dotyczyć zgłoszenia. Sprawdź, jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści.  

Jakie warunki muszą zaistnieć, aby osoba dokonująca zgłoszenia nieprawidłowości została objęta ochroną?

Zgłoszenia sygnalistów mogą dotyczyć tych naruszeń przepisów prawa, które zostały wskazane w ustawie. Inaczej sygnalista może nie podlegać ochronie 

Wszystkie kraje UE były zobowiązane do przygotowania projektów ustaw krajowych w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia do 17 grudnia 2021 roku. Jak to wyglądało w praktyce?

Sprawdź, jakie są warunki objęcia firm i urzędów przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.

Sygnalista dokonujący zgłoszenia podlega ochronie prawnej. Warunki i środki ochrony są uregulowane w ustawie o ochronie sygnalistów 

Jak zaprojektować i wdrożyć bezpieczne i poufne kanały dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości?

Przyjmowanie i obsługa zgłoszeń wewnętrznych może odbywać się poprzez skorzystanie z usług profesjonalnego podmiotu trzeciego świadczącego w tym zakresie usługi. Wymogiem formalnym jest wskazanie takiego podmiotu w wewnętrznej procedurze. 

Czy osoba naruszająca przepisy ustawy o sygnalistach może liczyć się z konsekwencjami prawnymi?

Co w sytuacji, gdy zgłoszenia dokona pracownik podwykonawcy? Czy taka osoba może zostać sygnalistą?

Czego ustawa o tzw. sygnalistach będzie wymagała od pracodawców? Jakie będą obowiązki pracodawców w związku z ochroną sygnalistów?

Przepisy ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. ustawa o ochronie sygnalistów), wdrażającej rozwiązania dyrektywy UE, wprowadzają w sposób powszechny i szeroki do polskiego systemu prawa instytucję whistleblowingu, która od wielu lat jest obecna w kulturach prawnych państw zachodnich.

Ustawa o ochronie sygnalistów określa warunki, od których spełnienia uzależnione jest objęcie osoby zgłaszającej ochroną. Sprawdź, jakie warunki musi spełniać zgłoszenie 

Nie w każdym przypadku sygnalista dokonujący zgłoszenia będzie podlegał przepisom ustawy. Poznaj przypadki nieobjęte przepisami ustawy

Ochronie podlegają nie tylko sygnaliści dokonujący zgłoszenia, ale także osoby pomagające sygnaliście. Poznaj warunki ochrony osób pomagających sygnaliście 

Pracodawca nie może podejmować w stosunku do sygnalisty działań odwetowych w związku ze zgłoszeniem. Czy oznacza to także zakaz zwolnienia sygnalisty? 

Tylko zgłoszenia dokonane zgodnie z przepisami ustawy zapewniają sygnalistom ochronę prawną. Sprawdź, w jakich przypadkach zgłoszenie może być bezprawne.

Nie jest dopuszczalne ograniczenie możliwości dokonywania zgłoszeń, a co za tym idzie – nabywania przez sygnalistę ochrony.

Podmiot upoważniony do podejmowania działań następczych w danej organizacji powinien zostać określony w wewnętrznej procedurze zgłoszeń. 

Obowiązek działania z zachowaniem należytej staranności powinien zostać wskazany już w samej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa. 

Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa może, ale nie musi umożliwiać dokonywanie zgłoszeń w formie anonimowej. Decyzja w tym zakresie należy do podmiotu prawnego, dlatego że przepisy ustawy o sygnalistach nie wymaga akceptowania zgłoszeń anonimowych. 

Procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych powinna określać wewnętrzną jednostkę organizacyjną, osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń (np. dział HR, dział prawny, dział compliance, dyrektora HR, dyrektora zakładu). 

Prawo do otrzymania informacji zwrotnej ma zapewnić sygnaliście możliwość monitorowania toku sprawy. Dlatego tak ważne jest właściwe sformułowanie treści informacji zwrotnej i precyzyjne wyjaśnienie podjętych działań a także ich uzasadnienie. 

Ustanawiając wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych podmiot prawny ma obowiązek zapewnić bezstronność weryfikacji.  

Projektując system przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń w danej organizacji, podmiot prawny powinien pamiętać o kilku istotnych elementach:

Opracowanie skutecznych i bezpiecznych procedur i kanałów zgłaszania nieprawidłowości wymaga dogłębnej analizy ryzyk występowania naruszeń prawa w organizacji i jej potencjału do reagowania na takie naruszenia. Jest to proces skomplikowany i długotrwały, wymagający bliskiej współpracy kierownictwa z jednostkami różnych szczebli organizacyjnych.

SygnaApp to rozwiązanie gwarantujące realizację obowiązków podmiotów prawnych wynikających z przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. 

Kto może dokonywać zgłoszeń nieprawidłowości? Jakie warunki trzeba spełnić by zostać sygnalistą?