Przepisy nie narzucają, gdzie konkretnie w danej organizacji powinna być usytuowana jednostka wewnętrzna mająca przyjmować zgłoszenia. Organizacja przyjmowania zgłoszeń powinna uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem przez osoby nieupoważnione oraz ma zapewniać ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Do przyjmowania zgłoszeń oraz przetwarzania danych osobowych z tym związanych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie.
Podmiot prawny niemający wystarczających zasobów kadrowych może skorzystać z pomocy zewnętrznego specjalisty, tj. podmiotu profesjonalnie zajmującego się przyjmowaniem zgłoszeń i zapewniającego zachowanie wszelkich ustawowych standardów w tym zakresie. Upoważnienie takiego podmiotu wymaga zawarcia umowy, w której dana organizacja powierzy przyjmowanie zgłoszeń z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność z ustawą.
Także kanały dokonywania zgłoszeń oraz obsługa procesu zarządzania zgłoszeniami mogą być zapewniane przez podmioty zewnętrzne. Decydując się na wyoutsourcowanie procesów na zewnątrz, warto korzystać z pomocy sprawdzonych podmiotów. Zawarcie umowy z firmą zewnętrzną nie uchyla odpowiedzialności pracodawcy za dochowanie obowiązków określonych w ustawie, w szczególności zachowania poufności, udzielania informacji zwrotnych czy podejmowania działań następczych.
02.08.2022
