Czym jest zgłoszenie sygnalisty?
Przez zgłoszenie sygnalisty należy rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa w wybranych dziedzinach istotnych dla interesu publicznego. Zgłoszenia można dokonać zarówno korzystając z wewnętrznych kanałów zgłoszeń danej organizacji (zgłoszenia wewnętrzne) albo korzystając z kanałów zgłoszeń organów publicznych (zgłoszenie zewnętrzne). Zgłoszenie może obejmować nie tylko potwierdzoną informację o naruszeniu prawa, lecz również uzasadnione podejrzenie naruszenia, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji. Zgłoszeniu może podlegać także próba ukrycia naruszenia.
Zgłoszenie powinno być zatem dokonane z dochowaniem należytej staranności i rzetelności. Zgłaszający podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie jego dokonywania.
O czym muszą pamiętać sygnaliści podczas zgłaszania nieprawidłowości?
„Aby korzystać z ochrony na mocy niniejszej dyrektywy, osoby dokonujące zgłoszenia powinny mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, w świetle okoliczności i informacji, jakimi dysponują w momencie zgłaszania, że zgłaszane przez nie kwestie są prawdziwe. Wymóg ten stanowi niezbędne zabezpieczenie przed zgłoszeniami dokonywanymi w złej wierze, zgłoszeniami niepoważnymi lub stanowiącymi nadużycie, ponieważ zapewnia, aby osoby, które w momencie zgłaszania celowo i świadomie przekazały błędne lub wprowadzające w błąd informacje, nie korzystały z ochrony. Jednocześnie wymóg ten zapewnia, aby osoba dokonująca zgłoszenia nie została pozbawiona ochrony w przypadku, gdy zgłosiła niedokładne informacje na temat naruszeń wskutek niezamierzonego błędu. Podobnie osoby dokonujące zgłoszenia powinny być uprawnione do ochrony na mocy niniejszej dyrektywy, jeżeli mają uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacje będące przedmiotem zgłoszenia są objęte jej zakresem stosowania. Motywy osób dokonujących zgłoszenia, jakimi kierują się dokonując zgłoszenia, nie powinny mieć znaczenia przy podejmowaniu decyzji, czy powinny one otrzymać ochronę.”
Motywy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937
z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii
Co powinno zawierać zgłoszenie sygnalisty aby mogło zostać przyjęte i rozpatrzone?
Przepisy nie rozstrzygają, jakie konkretnie informacje powinno zawierać zgłoszenie. Brak rygoryzmów formalnych ma na celu niezniechęcanie do dokonywania zgłoszeń. Aby jednak zgłoszenie mogło zostać przyjęte i rozpatrzone w trybie przewidzianym ustawą, powinno zawierać co najmniej:
- dane zgłaszającego, w tym dane kontaktowe (chyba, że zgłoszenie jest dokonywane anonimowo, o ile taka opcja jest w danej organizacji dozwolona);
- opisanie naruszenia, które zdaniem sygnalisty miało lub może mieć miejsce;
- opis i przebieg zdarzenia/stanu podlegającego zgłoszeniu;
- dane osoby dopuszczającej się naruszenia (o ile sygnalista posiada takie informacje);
- towarzyszące naruszeniu prawa okoliczności (np. czas, miejsce, ewentualni świadkowie);
- opcjonalnie – wskazanie dowodów.
Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa powinna wskazywać wewnętrzną jednostkę lub osobę w ramach struktury organizacyjnej lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń, sposób przekazywania zgłoszeń, obowiązki podmiotu prawnego w ramach prowadzonych postępowań wyjaśniających jak również maksymalne terminy na podjęcia czynności związanych ze zgłoszeniem.
Sposoby przekazywania zgłoszeń obejmować powinny przynajmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub w postaci papierowej lub elektronicznej. Procedura będzie również określała, czy akceptowane będą zgłoszenia anonimowe (które zgodnie z przepisami nie muszą być rozpatrywane). W każdym przypadku wybrane kanały zgłoszeń muszą zapewniać poufność zarówno osoby dokonującej zgłoszenia, jak i osoby, której zgłoszenie dotyczy.
07.11.2022
