Projektowanie kanału należy rozpocząć od wyboru osoby (podmiotu), która będzie odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń oraz za podejmowanie działań następczych i prowadzenie postępowań wyjaśniających. Dokonanie wyboru takiej osoby/jednostki nie jest proste i zależy od wielu wewnętrznych uwarunkowań (np. wielkość organizacji, jej profil, struktury organizacyjnej, posiadanych kompetencji, obłożenia pracą, możliwości wystąpienia konfliktu interesów).
Wyznaczone osoby powinny otrzymać od pracodawcy pisemne upoważnienia. Są one zobowiązane do zachowania poufności danych, z jakimi zapoznają się w trakcie pełnienia swojej funkcji. Pracodawca powinien stworzyć im warunki do bezstronnego podejmowania działań. Kanał zgłoszeń nie będzie działać prawidłowo, jeżeli jednostka odpowiedzialna za jego obsługę nie będzie mogła działać samodzielnie, profesjonalnie i niezależnie. Jeżeli zatem pracownik odpowiedzialny za obsługę zgłoszeń będzie obawiał się organizacyjnych konsekwencji podejmowania działań następczych lub wprost będzie otrzymywać wiążące instrukcje działania od swoich przełożonych, nie będzie on prawidłowo pełnił swojej roli. Zapewnienie bezstronności może wymagać podjęcia wielu czynności technicznych i organizacyjnych (np. udostępnienie informatycznego systemu do obsługi zgłoszeń sygnalistów, zapewnienie dedykowanego do tego sprzętu, nadanie jednostce odpowiedniego statusu wewnątrz organizacji, tak by inne struktury nie mogły wkraczać w jej niezależność). Kolejnym krokiem jest stworzenie odpowiedniej procedury wewnętrznej. W końcu zaprojektowanie kanałów zgłoszeń, a więc technicznego sposobu złożenia przez sygnalistę zawiadomienia o naruszeniach prawa.
17.07.2022
