Przyjmowanie zgłoszeń od anonimowych sygnalistów - najważniejsze informacje
Kwestia anonimowości zgłoszeń sygnalistów była podnoszona w dyskusjach przy okazji pracy nad polską ustawą od samego początku. Część środowisk prawniczych podnosiła alarm, że projektowane przepisy są niewystarczające, bo nie zapewniają sygnaliście anonimowości, a brak anonimowości zniechęca do dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa. Głosy krytyki nawołujące do wprowadzenia obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych były i są nieuzasadnione, a wynikają być może z niezrozumienia przepisów i celu dyrektywy w sprawie sygnalistów. Anonimowość na gruncie przepisów nigdy nie była wymagana, a jej obligatoryjne wprowadzenie nie tylko wypaczałoby sensowi instytucji sygnalistów, ale prowadziłoby do patologii prawa.
Czy przepisy ustawy o sygnalistach wymagają akceptowania zgłoszeń anonimowych?
Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa może, ale nie musi umożliwiać dokonywanie zgłoszeń w formie anonimowej. Decyzja w tym zakresie należy do podmiotu prawnego, dlatego że przepisy ustawy o sygnalistach nie wymaga akceptowania zgłoszeń anonimowych.
Przed wprowadzeniem takiego rozwiązania w swojej organizacji warto zastanowić się nad jego konsekwencjami. I to niezależnie od publikowanych czasami sondaży jednoznacznie wskazujących, że pracownicy byliby bardziej skłonni do informowania o naruszeniach prawa, gdyby nie musieli podawać swoich danych.
Jeżeli podmiot prawny nie przewidzi w wewnętrznej procedurze możliwości anonimowego (tj. bez podawania jakichkolwiek swoich danych) informowania o naruszeniu prawa, otrzymane zgłoszenia anonimowe nie będą podlegały przepisom ustawy, czyli nie będzie konieczności prowadzenia postępowania wyjaśniającego ani umieszczania takiego zgłoszenia w rejestrze zgłoszeń. Oznacza to brak obowiązku badania przez wyznaczone osoby okoliczności przedstawionych w takim anonimowym zgłoszeniu i podejmowania działań następczych.
Czy firmy i instytucje publiczne mają obowiązek przyjmowania anonimowych zgłoszeń wewnętrznych?
Firmy a także instytucje publiczne nie mają obowiązku przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych dokonanych w formie anonimowej. Zgłoszenia dokonane anonimowo mogą być automatycznie usuwane.
Faktem jest, że wielu potencjalnych sygnalistów z obawy o własne bezpieczeństwo nie decyduje się na dokonywanie zgłoszeń, kiedy wymagane jest ujawnienie swojej tożsamości, choćby nawet posiadali wiedzę o naruszeniach prawa. Obawy takie mogą wynikać z bardzo wielu przyczyn. Właśnie tym obawom ma zapobiec ustawa o ochronie sygnalistów, która przewiduje cały katalog środków ochronnych, w tym zakaz podejmowania działań odwetowych. Jednym z głównych celów przepisów o sygnalistach jest zapewnienie im ochrony, co przejawia się nawet w tytule ustawy. Informowania o nieprawidłowościach można było przecież dokonywać także wcześniej. Teraz zachętą do tego ma być cały system ochrony zgłaszającego.
Czym może skutkować przyjmowanie anonimowych zgłoszeń od sygnalistów?
Podejmując decyzję o przyjmowaniu i rozpatrywaniu zgłoszeń anonimowych, organizacja ryzykuje otrzymywaniem zgłoszeń nieprawdziwych, błahych lub złośliwych, mających wyrządzić krzywdę wizerunkową innemu pracownikowi lub pracodawcy. Nie bez znaczenia jest także trudność uzyskania dodatkowych informacji od anonimowego zgłaszającego, gdy przekazane informacje o nieprawidłowościach są niewystarczające do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Istnieje spore ryzyko, że zgłoszenia anonimowe mogą być znacznie częściej wykorzystywane w złej wierze, gdyż anonimowy sygnalista nie poniesie konsekwencji swojego zgłoszenia, skoro nie wiadomo kim on jest.
Ustawa o ochronie sygnalistów nie ma na celu faworyzowania sygnalistów lub gloryfikowania ich za zgłaszanie nieprawidłowości w organizacji. Zachęta dla dokonywania zgłoszeń ma na celu ochronę interesu publicznego,a w pewnych przypadkach także ochronę interesu lub wizerunku pracodawcy. Zgłoszenia sygnalistów mają poprawić sytuację w środowisku pracy, a nie umożliwić wykorzystywanie tego narzędzia do inicjowania zbędnych postępowań wyjaśniających, których koszty prowadzenia ponosi pracodawca. Z tego właśnie względu przepisy wymagają od osoby dokonującej zgłoszenie tzw. „dobrej wiary”, to znaczy, by w momencie dokonywania zgłoszenia posiadała ona uzasadnione podstawy do tego by sądzić, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów - podsumowanie
Zgłoszenie sygnalisty może być bezprawne, a sygnalista celowo przekazujący informacje nieprawdziwe będzie ponosił odpowiedzialność prawną. Aby jednak tak się stało, dane sygnalisty muszą być możliwe do ustalenia. Anonimość sygnalisty podczas zgłoszenia uniemożliwia pracodawcy zabezpieczenie się przed sprzecznymi z ustawą zgłoszeniami sygnalistów.
Mamy nadzieję, że dzięki powyższym informacjom wiesz już, czy sygnalista może być anonimowy.
04.08.2022
