Jak prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych?

Czego dotyczy rejestr zgłoszeń wewnętrznych w kontekście ustawy o ochronie sygnalistów?

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych to dokument, w którym będą znajdować się informacje nt. dokonanych w danej organizacji zgłoszeń. Rejestr prowadzi podmiot prawny objęty ustawą, który jest również administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze. 

Podmiot prawny może zobowiązać do prowadzenia rejestru osobę lub jednostkę wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. W przypadku powierzenia przyjmowania zgłoszeń lub podejmowania działań następczych podmiotowi zewnętrznemu, istnieje także możliwość upoważnienia takiego podmiotu do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego. Przepisy nie wskazują formy, w jakiej ma być prowadzony rejestr. Oznacza to, że może on być prowadzony w dowolnej postaci, tj. papierowej lub elektronicznej, o ile tylko zachowane zostaną wymogi dotyczące poufności i bezpieczeństwa. 

Co wchodzi w skład rejestru zgłoszeń wewnętrznych?

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera: 

• numer zgłoszenia;
• przedmiot naruszenia;
• dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• adres do kontaktu zgłaszającego;
• datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres określony w przepisach ustawy o sygnalistach.

dr Karol kulig

Radca prawny, doktor nauk prawnych, właściciel butikowej kancelarii prawa pracy współtwórca i współwłaściciel aplikacji do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.

14.02.2023