Bezpieczny kanał dla sygnalistów - obowiązek zaprojektowania i wdrożenia
Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (czyli o tzw. sygnalistach), która zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Rozwoju i Technologii miała zostać uchwalona w Q1 2022 r., będzie nakładała na pracodawców obowiązek zaprojektowania oraz wdrożenia bezpiecznych i poufnych kanałów dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości, z jakimi sygnalista zetknie się w swoim miejscu pracy. Przekładając to na praktykę, organizacje będą zobowiązane do ustanowienia wewnętrznych procedur opisujących metody, za pomocą których osoby dokonujące zgłoszeń będą mogły zasygnalizować dostrzeżone naruszenia prawa w działalności organizacji lub w zachowaniu pewnych osób. Nie chodzi przy tym o „donoszenie” na pracodawcę lub współpracowników w złej wierze. Mówiąc najogólniej, celem wprowadzanych przepisów jest ochrona interesu publicznego, a pośrednio także interesów i wizerunku samej organizacji, które mogą być poważnie nadszarpnięte w momencie dojścia do naruszeń. Zgłoszenia sygnalistów mają temu zapobiegać.
Jakie elementy muszą obejmować wewnętrzne procedury dokonywania zgłoszeń?
Projektowane wewnętrzne procedury dokonywania zgłoszeń muszą obejmować następujące elementy:
- Kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
- Potwierdzenie osobie dokonującej zgłoszenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania;
- Wyznaczenie bezstronnej osoby lub bezstronnego wydziału właściwych do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami, przy czym może to być ta sama osoba lub ten sam wydział, które przyjmują zgłoszenia, które będą komunikować się z osobą dokonującą zgłoszenia i w stosownych przypadkach zwracać się do osoby dokonującej zgłoszenia o dalsze informacje oraz przekazywać jej informacje zwrotne;
- Podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczony wydział, o których mowa wyżej;
- Podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych w odniesieniu do zgłoszeń anonimowych, o ile organizacja zdecyduje się na przyjmowanie zgłoszeń anonimowych;
- Rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
- Kompletność, integralność i poufność informacji oraz zarządzanie nimi w sposób uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu;
- Przechowywanie informacji w sposób trwały, aby umożliwić prowadzenie dalszego postępowania wyjaśniającego.
Sygnaliści kanały zgłoszeń - podsumowanie
Jakie kanały dokonywania zgłoszeń wybrać? Ustawa nie narzuca organizacjom jednego, dopuszczalnego rozwiązania. Minimum w zakresie przyjmowania zgłoszeń są zgłoszenia pisemne lub ustne. Ale projektując w organizacji kanały dokonywania zgłoszeń sygnalistów, warto zastanowić się nad wyborem elektronicznego systemu do zarządzania tymi zgłoszeniami.
Aplikacja dla sygnalistów SygnaApp jest narzędziem elektronicznym, które obsługując wszelkie wybrane kanały zgłoszeń, gwarantując pracodawcom zgodności organizacji z prawem. Jest ono również narzędziem sprawdzonym, bezpiecznym i intuicyjnym, dzięki któremu realizacja obowiązków wynikających z ustawy będzie prosta i zautomatyzowana. Co więcej, wybierając SygnaApp organizacja otrzyma wzory dokumentów wdrożeniowych. Do minimum ogranicza to czas i budżet potrzebny na wdrożenia ustawy o sygnalistach.
19.09.2022
