Podmiot prawny powinien utworzyć odpowiedni, poufny kanał do dokonywania zgłoszeń sygnalistów. Przyjęte w organizacji sposoby (kanały) przekazywania zgłoszeń określa wewnętrzna procedura. Kanały zgłoszeń powinny obejmować przynajmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór co najmniej jednego z tych rozwiązań spełnia warunki ustawowe. Podmiot prawny nie musi wprowadzać ich wszystkich (wystarczy np. wyłącznie forma ustna lub wyłącznie forma elektroniczna).
Poza formą ustną, pisemną lub elektroniczną, pracodawca może zastosować każdą inną metodę, o ile będzie ona spełniała wymogi ustawy. Organizacja przyjmowania zgłoszeń powinna uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz powinna zapewniać ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy.
Do zaprojektowania kanałów zgłoszeń należy podejść w sposób zindywidualizowany, stosując środki w sposób proporcjonalny, uwzględniając wszystkie aspekty funkcjonowania konkretnej organizacji, np. to z jak dużym pracodawcą mamy do czynienia, czego potencjalnie mogą dotyczyć zgłoszenia, czy pracownicy pracują zdalnie czy stacjonarnie, jakimi możliwościami technicznymi dysponuje pracodawca. Każda metoda przyjmowania zgłoszeń powinna zostać uprzednio odpowiednio przemyślana (np. już wcześniej trzeba uwzględnić konieczność ewidencjonowania czynności w ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego czy ujmowanie w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych zgłoszeń ze wszystkich kanałów.
|
WAŻNE: Dedykowana skrzynka e-mailowa przeznaczona do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, nawet jeśli będzie obsługiwana przez jednego pracownika, może nie gwarantować poufności dostępu do danych czy też rozliczalności prowadzonego postępowania wyjaśniającego.
|
Radca prawny, doktor nauk prawnych, właściciel butikowej kancelarii prawa pracy współtwórca i współwłaściciel aplikacji do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.
19.12.2022
