Kim może być podmiot prowadzący działania następcze?
Podmiotem prowadzącym działania następcze może być wewnętrzna jednostka danej organizacji, osoba w ramach struktury organizacyjnej lub podmiot zewnętrzny. Działania następcze związane ze zgłoszeniami może prowadzić ta sama osoba lub jednostka, która została wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń
Procedura wewnętrzna określa bezstronną, wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączają w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej.
Upoważnienie podmiotu zewnętrznego innego niż wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego wymaga zawarcia umowy, w której podmiot prawny powierza obsługę przyjmowania zgłoszeń, potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia, przekazanie informacji zwrotnej oraz zapewnienie informacji na temat procedury wewnętrznej z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą.
Co mówią przepisy na temat podmiotu prowadzącego działania następcze?
Podobnie jak w przypadku przyjmowania zgłoszeń, przepisy nie narzucają kto może podejmować działania następcze. Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza jednak bardzo istotny wymóg, jaki powinien spełnić taki podmiot – powinien on być bezstronny. Oznacza to, że pracodawca nie powinien mieć możliwości wpływania na merytoryczne działania takiej osoby/jednostki. Chodzi zarówno o możliwości organizacyjne, jak i stosowanie nacisków nieformalnych.
Zgodnie z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów, organizacja weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych ma uniemożliwiać uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz ma zapewniać ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Do weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania poufności.
Polecamy sprawdzić także powiązany artykuł: Jak prowadzić działania następcze?
Radca prawny, doktor nauk prawnych, właściciel butikowej kancelarii prawa pracy współtwórca i współwłaściciel aplikacji do zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.
07.08.2022
